Splhej.wz.cz - Referáty a čtenářský deník - domů
Autor(asi): Pavel Eder    |    Zobrazit obrázky k referátu    Tisk Vytisknout referát

Microsoft Exel 97


Hardwarové požadavky
Počítač s procesorem 80486 nebo vyšším.

Hard disk
Solidní instalace zabere kolem 24 MB.

Operační paměť RAM
Solidně lze Excel provozovat s 16 MB RAM.

Software
Excel 97 pracuje v prostředí Windows 95.
Tento operační systém je tedy zapotřebí mít nainstalován.

Instalace
Většina uživatelů bude Excel instalovat v rámci balíku Microsoft Office.
Před instalací se doporučuje zavřít všechny spuštěné aplikace.
Vlastní instalace v prostředí Windows 95:

Stisknout tlačítko Start, vybrat Nastavení a Ovládací panely...
Dvojitý klik na ikonu Přidat nebo ubrat programy.
Pomocí tlačítka Nainstalovat... najít instalační program SETUP.
Dále již stačí řídit se pokyny průvodce instalací.

Spuštění programu Excel

Stisknout tlačítko Start a vybrat Programy
V seznamu vybrat Microsoft Excel
Má-li uživatel na pracovní ploše Windows 95
vytvořeného zástupce Microsoft Excel,
pak Excel spustí dvojitým kliknutím na ikonu zástupce.
Po načtení nezbytných souborů do paměti počítače
se zobrazí základní okno Microsoft Excel.



V první řádce lze pod písmenem X rozvinout ovládací okénko,
v pravé části jsou ovládací ikony, pomocí kterých se může
měnit velikost okna, minimalizovat okno do tlačítka nebo
program Excel ukončit. V této řádce je také název okna -
Microsoft Excel a název otevřeného souboru.
Na počátku je jméno souboru Sešit1, což je předvolba
pro pracovní sešit, který ještě nebyl uložen.
Druhá řádka je nabídka (menu). Základní nabídka obsahuje 9 příkazů.
Nabídka se však může v závislosti na stavu programu měnit.
Pod nabídkovým pruhem je vyhrazená oblast, na kterou
se mohou umístit panely nástrojů s tlačítky, kterými se provede
příkaz rychleji, než výběrem z nabídek. Pod panely nástrojů
může být zobrazován řádek vzorců, který se využívá při
úpravě údajů uložených na jednotlivých listech pracovního sešitu.
Největší a nejdůležitější část obrazovky zabírá vlastní pracovní plocha.
Na ní je při spuštění Excelu jedno okno s pracovním sešitem.
Jestliže je otevřené okno s pracovním sešitem tak, jak je tomu
při prvním spuštění Excelu, nacházejí se v dolní části záložky listů
pro listování v pracovním sešitě. Většinou se všechny údaje nevejdou
na obrazovku a proto jsou k dispozici posuvníky, pomocí kterých
je možné posouvat výřez tak, aby byly viditelné požadované údaje.
Důležité informace o aktuálním stavu programu Excel jsou obsaženy
ve stavovém řádku. Pravá část tohoto řádku zobrazuje stav
některých kláves (např. CAPSLOCK apod.).



Ovládání Excelu

Nabídku lze ovládat:

myší - kliknutím do požadovaného příkazu
klávesnicí:
stisknout F10 nebo ALT
pomocí klávesy ŠIPKA VPRAVO nebo ŠIPKA VLEVO přesunout
kurzor na příslušný příkaz
stisknout ENTER
klávesnicovou zkratkou, např. pro rozvinutí nabídky Soubor, stisknout ALT+S


Základní operace v pracovním sešitě

Pracovní sešit se skládá z jednotlivých listů. Listy jsou poskládány
za sebou jako v papírovém sešitě. Standardně se otevírají
v jednom pracovním sešitě 3 listy. Listy jsou označeny List1, List2, List3.
Avšak uživatel si může listy přejmenovat podle své potřeby.
Může rovněž listy přidávat a odebírat.
Základním prvkem celého pracovního prostoru je buňka.
Buňky jsou uspořádány do matice,
kde řádky jsou označovány číslicemi a sloupce písmeny.
Každý list obsahuje 16384 řádků a 256 sloupců,
každý sešit může mít 255 listů.
Každá buňka má svoji jednoznačnou identifikaci - adresu.
Ta se skládá z písmena sloupce a čísla řádku.
Odkazy mohou být:

relativní G5, A3
absolutní $H$8
smíšené, kdy je absolutní odkaz buď na sloupec $F8 nebo na řádek F$8
V případě, kdy je používán více než jeden list, je potřeba do odkazu uvádět i jméno
listu, které je uvedeno před adresou buňky a odděleno od adresy vykřičníkem:

List1!D5



Pohyb v pracovním sešitě

Aktuální buňka je označena kurzorem. Kurzor, který označuje buňky,
má tvar černého rámu kolem buňky. Aktuální adresa buňky je
viditelná na řádku vzorců, pokud je tento zobrazován.
Kurzor lze přemístit:

myší - kliknutí na požadovanou buňku
v řádku vzorců - klik do okna s aktuální adresou, napsat adresu buňky,
na kterou přemístit kurzor, stisknout ENTER
pomocí kláves se šipkami
V následující tabulce je několik kláves pro přemístění kurzoru:

Klávesa Přesun kurzoru
klávesy se šipkou o jednu buňku nahoru, dolů, doleva nebo doprava
PageUp o jedno okno (jeden výřez zobrazený na obrazovce) nahoru
PageDovn o jedno okno (jeden výřez zobrazený na obrazovce) dolů
HOME na začátek řádku
CTRL+HOME na buňku A1
CTRL+END na poslední obsazenou buňku listu

Obsah buněk

Buňky mohou obsahovat:

text - do buňky lze vložit max. 255 znaků
čísla
datum
čas
výrazy
Čísla se neroztahují jako text do jiných buněk.
Nevejde-li se číslo do buňky, zobrazí se místo něj znaky #.
Následující obrázek ukazuje zadání čísel, měny a data.





Práce s oblastmi

Oblast nebo úsek je množina buněk, která může být spojitá nebo nespojitá.
Při identifikaci oblasti můžeme buď zadat adresu buněk
v protilehlých rozích oblasti nebo ji pojmenovat a používat pak název.
Jestliže bude inverzně označena oblast buněk B3, B4, C3, C4, D3, D4,
pak tuto oblast můžeme určit následujícími adresami:

B3:D4 nebo D4:B3 nebo D3:B4 nebo B4:D3

Oblast je však možné pojmenovat, což značně zjednoduší práci.
Označení spojitých oblastí:

myší - přemístit ukazatel myši do jedné ze čtyř rohových buněk
a táhnutím myší pokrýt inverzním označením požadovanou oblast
klávesnicí - přemístit buňkový kurzor do jedné
ze čtyř rohových buněk a stisnutím SHIFT+KURZOROVÉ KLÁVESY
pokrýt inverzním označením požadovanou oblast
Označení nespojitých oblastí:

myší - označit první spojitou oblast, stisknout a držet klávesu CTRL a označit
další spojitou oblast, uvolnit klávesu CTRL
klávesnicí - označit první spojitou oblast, stisknout SHIFT+F8 a označit další
spojitou oblast
Pojmenování oblastí



Označit oblast, kterou chceme pojmenovat.
V nabídce Vložit vybrat Název a klik na Definovat.




V dialogovém okénku do Názvy v sešitu napsat název oblasti.
Upozornění: v názvu nesmí být mezera.
Zkontrolovat správně uvedenou adresu oblasti v políčku Odkaz na.
Klik na Přidat, chceme-li pojmenovat další oblast, jinak klik na OK.
Ve shora uvedeném příkladě můžeme součet čtyř údajů vypočítat:

=SUMA(B2:B5) relativní adresování

=SUMA(I.pololetí) absolutní adresování

Pozor při kopírování vzorce!



Vzorce

Jsou bez nadsázky nejdůležitějším typem údaje, poněvadž jsou podstatou
všech výpočtů, které v pracovním sešitě probíhají.
Vzorce jsou matematické a logické výrazy, jejichž výsledkem
je vypočtená hodnota. Vstupní hodnoty nebudou zpravidla jen
číselné konstanty, spíše adresy buněk, ve kterých se čísla nacházejí.


Ukázka několika vzorců:

=2+3 velmi jednoduchý vzorec, který se prakticky nepoužívá
=(A1+A2)/2 klasický vzorec, výpočet průměru ve dvou buňkách
=PRŮMĚR(A1;A2) předcházející vzorec s použitím funkce
=PRŮMĚR(Zisk1;Zisk2) místo adres buněk se používá názvů

Každý vzorec začíná znakem = (rovná se). Následuje matematický
nebo logický výraz, který se skládá z těchto prvků:

číselné konstanty nebo text
odkazy na buňky nebo na oblast buněk
aritmetické, logické a textové
funkce
Pomocí logických operátorů se získá výsledek PRAVDA nebo NEPRAVDA.

Logické operátory:

=, >, <, <>, >=, <=

Mezi aritmetické operátory patří:

+ součet

- rozdíl

* násobení

/ dělení

% procenta

^ exponent



Vkládání funkcí

Zápis funkce má následující tvar:

=NÁZEV_FUNKCE(argument1;argument2;..;argumentn)

Známe-li přesně název funkce i její argumenty, můžeme ji vložit přímo do buňky.

Jinak můžeme používat Průvodce funkcemi.

Přemístit kurzor do buňky, do které chceme vložit funkci.



V nabídce Vložit klik na Funkce.
V okénku Funkce: vybrat skupinu funkcí.
V okénku Název funkce vybrat požadovanou funkci.
Klik na tlačítko OK.
Pokračovat dále dle návodu v průvodci funkcí.


Úprava pracovního prostředí

V nabídce Nástroje klik na Možnosti.




Dále je možné pracovní prostředí upravovat v nabídce Formát/Buňky.



Vkládání komentářů do buněk

Přemístit kurzor do buňky, ke které chceme připojit komentář.



V nabídce Vložit klik na Komentář.
Do okénka napsat komentář.


Tisk

Problematiku tisku rozdělíme na tyto části:

nastavení tiskárny
nastavení tiskové stránky
doplnění údajů do záhlaví a zápatí
určení rozsahu tisku


Nastavení tiskárny

Nastavení tiskárny spočívá:

ve správném výběru ovladače tiskárny a jeho instalaci
nastavení parametrů tiskárny
výběr tiskárny, na které se bude tisknout


Nastavení tiskové stránky

V nabídce Soubor klik na Vzhled stránky.




Klik na záložku Okraje pro nastavení okrajů stánky


Doplnění údajů do záhlaví a zápatí

V dialogovém okénku Vzhled stránky klik na záložku Záhlaví a zápatí.
Je možné vkládat tyto informace:

číslo stránky
celkový počet stránek
název listu
název souboru
aktuální čas
aktuální datum


Zadání dalších údajů pro tisk

V dialogovém okénku Vzhled stránky klik na záložku List.




Co vše je možné zadat je patrno z předchozího obrázku. Je-li vše nastaveno,
pak v nabídce Soubor klikneme na Náhled a poté spustíme vlastní tisk.
Tisk lze také spustit z nabídky Soubor kliknutím na Tisk.



Příklad

Klik na tlačítko "Nový" na "Standardním" panelu nástrojů.
V nabídce Soubor klik na Uložit jako.
Sešit uložit s názvem Slunovrat do C:\Dokumenty.
Vkládání údajů

Vložit kurzor do A1.
Napsat text: Cestovní Kancelář Slunovrat
Dvakrát stisknout klávesu ŠIPKA DOLŮ, kurzor bude v A3.
Napsat: 1994
Přemístit kurzor do A5, napsat text: Evropa
Stisknout ENTER, tím se napsaný údaj vloží do buňky a kurzor se přesune do A6.
Napsat: Afrika
Stisknout ENTER.
Napsat: S. Amerika a stisknout ENTER.
Napsat: celkem

Vložit ostatní údaje:




Vložení a kopírování vzorců

Přemístit kurzor do F5.
Napsat: +B5+C5+D5+E5
Stisknout ENTER.
Přemístit kurzor do F5.
Stisknout CTRL+C
Označit F6:F7
Stisknout CTRL+V, pro zkopírování vzorce do F6 a F7.
Výpočet zisku

Do buňky H5 napsat: +F5-G5
Stisknout ENTER.
Přemístit kurzor do H5.
Stisknout CTRL+C
Označit H6:H7
Stisknout CTRL+V, pro zkopírování vzorce do H6 a H7.
Výpočet celkem

Do buňky B8 napsat: =SUMA(B5:B7)
Stisknout ENTER.
Zkopírovat vzorec z B8 do C8:H8.
Výpočet podílu

Přemístit kurzor do buňky I5.
Napsat: =H5/H8
Při kopírování do I6 bude vzorec =H6/H9 a dojde k dělení nulou!
Vzorec v I5 opravit na: =H5/$H$8
Takto upravený vzorec zkopírovat do I6:I7.
Zformátování podílu na %

Označit I5:I7.
Kliknout na tlačítko "Styl procent".
Soubor Slunovrat uložit.
Oprava v nadpise

Přemístit kurzor do buňky A1.
Stisknout F2 a klik v řádku vzorců na konci údaje.
Napsat , s. r. o.
Stisknout ENTER.
Záměna údajů pro druhé a třetí čtvrtletí

Označit D5:D8.
Přemístit ukazatel myši na okraj vybrané oblasti tak, aby se změnil na šipku.
Přetáhnout údaje pravým tlačítkem myši na buňky C5:C8.
V místní nabídce klik na Posunout vpravo a přemístit.
Doplnit řádek, kde budou údaje pro Asii

Přemístit kurzor do libovolné buňky osmého řádku.
V nabídce Vložit klik na Řádek.
Napsat od A8 do E8: Asie 26 26 26 15 15
Napsat do G8: 49
Zkopírovat vzorce do chybějících buněk pro Asii.
Na závěr úpravit některé buňky tak, aby všechny údaje byly viditelné.
Úprava automatickým formátem

Označit oblast A1:I12.
V nabídce Formát klik na Automatický formát.




V okénku Formát tabulky vybrat seznam 2.
Stisknout tlačítko OK.


Další úpravy

Přemístit kurzor do buňky A1.
Klik na Velikost písma.
Vybrat 18 bodů.
Přemístit kurzor do buňky A12.
Klik na tlačítko Kurzíva a pak na tlačítko Tučné, aby se tyto vlastnosti zrušily.
Klik na Velikost písma.
Vybrat 8 bodů.
Označit oblast A1:I4.
V nabídce Formát klik na Buňky.
Klik na záložku Vzorky.
Klik na seznam vzorek, vybrat tmavě zelenou barvu, rozvinout opět seznam vzorek a klik na vzorku vpravo dole.
Klik OK.
Klik na tlačítko Barva písma a vybrat barvu černou.
Označit oblast I5:I8.
V nabídce Formát klik na Buňky.
Klik na záložku Číslo, ve skupině formátů vybrat procenta.
V rozbalovacím seznamu Desetinná místa vybrat 1 a klik na OK, soubor uložit.
Konečná podoba dokumentu je následující:





Vytvoření grafu

Vytvoření grafu je díky Průvodci grafem jednoduchá záležitost, rozdělená do čtyř kroků,
ve kterých se mohou ovlivnit základní parametry grafu. Průvodce je systém
čtyř dialogových oken, po jejichž vyplnění je k dispozici hotový graf.

Jednotlivé kroky lze charakterizovat takto:

označení údajů, které mají být zobrazeny
vyběr typu grafu
volba podtypu
popisky os, orientace údajů (po sloupcích nebo po řádcích)
název grafu, zobrazení či skrytí legendy a názvů os
Stále je k dispozici ukázka grafu a protože průvodce umožňuje návrat
k předcházejícím dialogovým oknům, existuje stále možnost úpravy grafu.



Vytvoření grafu k dokumentu Slunovrat.xls

Označit oblast A1:E8.
V nabídce Vložit klik na Graf.





V seznamu Typ grafu: vybrat Sloupcový a
v Podtyp grafu vybrat Sloupcový skupinový.
Klik na Další>.
V kroku 2/4 klik na Další>.
V kroku 3/4 klepněte do záložky Názvy a do seznamu Název grafu
napište Podíl cílů na celkové tržbě. Klepněte na záložku Legenda
a zatrhněte políčko Zobrazit legendu. Klik na Další>.
V kroku 4/4 v poli Graf umístit: vyberte jako nový list:
Klik na Dokončit a nyní je vidět výsledný graf.




Výsečový graf

Budeme-li chtít vidět, jaký podíl mají jednotlivé cílové oblasti zájezdů celkem
a zdůraznit hodnotu, která má na tržbách největší podíl, použijeme výsečový graf.

Označit oblast A4:A8 a současně F4:F8.
V nabídce Vložit klik na Graf.
V kroku 1/4 v seznamu Typ grafu: vybrat Výsečový a v seznamu
Podtyp grafu: vybrat Výsečový. Klik na Další>.
V kroku 2/4 klik na Další>.
V kroku 3/4 klik na kartu Názvy, do okna Název grafu:
napište text Evropa je nejlepší, klik na kartu Legenda, vybrat Zobrazit legendu,
klik na kartu Popisky dat a vybrat Zobrazit procenta. Klik na Další>.
V kroku 4/4 v poli Graf umístit vybrat jako nový list.
Klik na Dokončit.
Výsledný výsečový graf vypadá takto:









Využití seznamu jako databáze

V programu Excel není třeba zadat žádný zvláštní příkaz,
aby se seznam stal databází. Při provádění databázových úloh,
jako je hledání, řazení, filtrování nebo počítání mezisoučtů,
se automaticky se seznamem pracuje jako s databází.

Otevření sešitu Databaze.xls

Na panelu nástrojů "Standardní" klik na Otevřít.
V dialogovém okně Otevřít nastavíme složku C:\Informatika\Excel97.
Dvakrát klik na ikonu sešitu Databaze.
V nabídce Soubor klik na Uložit jako., k otevření dialogového okna.
Nastavíme složku C:\Dokumenty.
Do Název souboru napíšeme Filtr.
Klik na tlačítko Uložit.


Uspořádání řádků seznamu podle hodnot ve zvolených sloupcích.

Cvičení v sešitu Filtr.xls:

Označit oblast A1:J16.
V nabídce Data klik na Seřadit...




V seznamu Seřadit podle vybereme myš, dále vybereme Vzestupně.
Klik OK.
Řádky ve sloupci "myš" se uspořádají vzestupně.

Další volby v dialogovém okénku Seřadit:

Dále podle a Pak podle umožňují určit pořadí řádků v případě shody objektů
ve sloupci, podle něhož se provádí řazení (hlavní klíč).
Vzestupně nebo Sestupně určuje pořadí řazení a to pro všechny klíče
Seznam určuje, zda se řazení vztahuje či nevztahuje na první řádek seznamu


Filtrování - automatický filtr

Automatický filtr přidá k záhlaví sloupců v seznamu
stahovací šipky umožňující určení záznamů, jež se mají zobrazit.
K filtrování dat v seznamu lze také použít vlastní porovnávací kritéria.
Když je některá položka označena ve stahovacím seznamu,
dojde k dočasnému skrytí řádků, které tento objekt neobsahují.
Všechna data v seznamu se opět mohou zobrazit buď příkazem
Zobrazit vše, nebo tak, že se klikne do zaškrtnutí
v příkazu Automatický filtr a tím se odstraní stahovací šipky.

Pro zobrazení stahovacích šipek v sešitě Filtr.xls je tento postup:

přemístit kurzor do buňky A1
v nabídce Data klik na Filtr a dále klik na Automatický filtr




Filtrování - rozšířený filtr

Rozšířený filtr umožní vybrat řádky podle složitějších kritérií. V oblasti kritérií
je možné používat dva typy kritérií: porovnávací a odkazovací.

Cvičení v sešitu Filtr.xls:

Do buňky A20 napsat: Pss+
Do buňky A21 napsat: >18
Označit oblast A1:J16
V nabídce Data klik na Filtr a dále klik na Rozšířený filtr.



Klik na položku Přímo v seznamu
V okénku Oblast seznamu: se zobrazí oblast, vybraná v kroku 3.
Klik do okénka Oblast kritérií:
Myší označit oblast kritérií A20:A21.
Klik na tlačítko OK.
Na původním místě se zobrazí všechny záznamy, které
ve sloupci Pss+ jsou > (větší než) 18. Čísla řádků jsou zobrazena modře.

Chceme-li filtrovaná data kopírovat na jiné místo v sešitě, pak v dialogovém
okně Rozšířený filtr klikneme na položku Kopírovat jinam a do okénka
Kopírovat do: napíšeme cílovou oblast, kam se mají vložit filtrovaná data.
Původní seznam zůstane zachován.

Ukázka filtrovaných dat:





Vysoká škola manažerské informatiky a ekonomiky Praha.